«Время – деньги!», — крылатое выражение, увековеченное Бенджамином Франклином, знакомо всем с детства. Но оно не совсем корректно, потому что время, в отличие от денег, является невосполнимым ресурсом, и это делает его гораздо более ценным.
Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать и не утонуть в горящих дедлайнах? Какого графика придерживаются люди, сумевшие своим трудом нажить состояние? Какие привычки крадут ценное время? Как стать продуктивнее и эффективно управлять компанией?
На эти вопросы эксклюзивно для PEOPLETALK ответила организационный консультант и бизнес-коуч Ирина Бражникова, которая рассказала на примерах успешных и богатых людей, как искусство тайм-менеджмента помогает достигать самых амбициозных целей.
Ирина Бражникова, бизнес-консультант
Как делать меньше, а получать больше?
Управление временем или искусство тайм-менеджмента реализуется на двух уровнях — стратегическом и тактическом. Стратегический уровень необходим для того, чтобы определиться со своими жизненными целями и выставлять приоритеты по использованию своего времени таким образом, чтобы постоянно к ним двигаться. Тактический уровень отвечает за эффективные методы достижения целей.
Согласно матрице Эйзенхауэра (метод тайм-менеджмента – Прим. ред.) именно «важные и несрочные» дела отвечают за стратегические цели. Увы, в жизни чаще всего всеми несрочными делами мы склонны жертвовать, когда что-то не успеваем. Именно поэтому важно заранее планировать свои главные стратегические задачи: на месяц, на неделю, на конкретный день.
Бывший карьерный коуч Google Дженни Блейк визуализирует с помощью интеллект-карт, как текущие задачи связаны с их главными целями, и это помогает не терять фокус на главном. А серийный предприниматель (собственник более четырех предприятий – Прим. ред.), инвестор и ведущий телешоу «Прибыль» и реалити-шоу «Спасти бизнес» на канале CNBC Маркус Лемонис каждое утро записывает на карточках 5 главных дел, которые должны быть обязательно сделаны сегодня. Так он дает себе обещание их выполнить во что бы то ни стало. Похожим образом действует и бывший CEO American Express Кеннет Шено, который составляет каждый вечер список из трех дел на следующий день.
Как бороться с «пожирателями» времени и внедрить в жизнь полезные привычки?
Ты, наверное, замечала, что продуктивность работы и концентрация сильно падает, когда мы переключаемся с одного дела на другое. Чтобы этого избежать, лучше отключить почту и мобильный телефон на время выполнения задач, требующих концентрации. А лучше выделить специальное время для проверки почты и ответов на письма, оставляя остальное время для выполнения других задач.
Не пытайся делать несколько дел параллельно — наш мозг не может концентрироваться на двух задачах одновременно, он лишь начинает переключаться чаще с одного на другое. Следовательно, снижается эффективность выполнения обоих дел или одно из них почти полностью выпадает из нашего внимания.
Возьми пример с предпринимателя Джека Дорси, который каждый день недели посвящает конкретной теме управления компанией: понедельник зарезервирован под текущие управленческие задачи, вторник — на развитие продукта, среда — на маркетинг и коммуникации, четверг посвящен разработчикам и партнерствам, пятница — культуре компании и найму.
Как в потоке дел найти время для отдыха?
Даже когда кажется, что день полностью занят, в нем всегда можно найти дополнительные скрытые ресурсы. Например, можно использовать время в дороге для того, чтобы почитать книгу, или послушать интересную лекцию в процессе приготовления ужина или во время утренней пробежки.
Кроме этого, старайся делегировать все задачи, не требующие твоего непосредственного вовлечения. Однако будь внимательна, чтобы не лишать себя дел, которые доставляют тебе удовольствие и наполняют энергией. В наши дни все больше рутинных задач можно доверить искусственному интеллекту, чтобы сэкономить свое время для более творческих и стратегических задач.
Какие шаги помогут увеличить эффективность труда?
Количество решений, которые нам приходится принимать в течение дня, снижают уровень нашей энергии и ведут к выгоранию и прокрастинации. Освободи себя от принятия не очень важных решений в повседневной жизни. Обрати внимание, что у таких успешных людей, как основатель Apple Стив Джобс и глава Telegram Павел Дуров, часто ограниченный гардероб и заранее спланированное меню еды на каждый день. Это позволяет им сконцентрироваться на том, что действительно важно.
Также многие предприниматели соблюдают утренние ритуалы, которые позволяют настроиться, задать ритм на день и войти в рабочий режим. Установи на компьютер и смартфон приложения-помощники для экономии времени: планировщики задач, интегрированные с календарем и электронной почтой, тайм-трекеры, to-do листы с удобным расставлением приоритетов и напоминаниями.
Как спланировать личное время, чтобы все успевать
— Определи свои стратегические цели и наметь ключевые задачи для движения к ним.
— Проанализируй свой ежедневный график за последние 2 недели — посчитай, на что уходило твое время.
— Сверь полученные данные с намеченным планом по достижению стратегических целей и сделай выводы. Для этого хорошо подойдет правило 4D: Delete – убрать все бесполезные дела, такие как бездумный скроллинг соцсетей; Delegate – передать все несложные дела помощникам; Decrease – сократить время на необходимые, но не самые важные дела, которые можешь выполнить только ты; Do – выделить главное, на чем стоит сконцентрироваться и уделять этому больше времени.
— Возьми в привычку составлять планы заранее — начни с составления плана на следующий день. Не планируй больше 3-х важных дел на день, а очень большие дела разбивай на части.
— Составляя план, убедись, что в расписании остался «воздух», и он включает активности, которые наполняют тебя энергией и заряжают мотивацией действовать.
— Начинай день с утреннего ритуала, дающего нужный настрой.
— Делай с утра самое сложное и объемное из всех дел — это поможет избежать ситуации, когда вечером у тебя уже нет сил на его реализацию.
— Не отвлекайся на внешние раздражители, пока не закончишь задачу.
Как не сойти с ума в погоне стать более продуктивной и успешной?
Не старайся всегда быть занятой
Самое частое заблуждение адептов тайм-менеджмента – желание заполнить каждую свободную минуту каким-либо делом. Это неверный подход. Дело в том, что мы можем сохранять концентрацию не более 2-3 часов, а это значит, что спустя это время мы лишь создаем иллюзию продуктивной работы, а в реальности полноценно и не работаем, и не отдыхаем.
Вместо этого, как советуют миллиардеры Уоррен Баффетт и Билл Гейтс, лучше оставить «воздух» в своем расписании и создать смену активностей. Это сделает нас максимально продуктивными в процессе выполнения задач и в итоге сэкономит время. Кроме того, такой подход позволяет справляться с неожиданностями в расписании не в ущерб прочим планам.
Устанавливай собственные дедлайны
Для тех дел, которые намереваешься выполнить, заранее намечай, сколько времени ты хочешь на них отвести и старайся уложиться в назначенный срок. Ничего страшного, если поначалу не получится.
Не пренебрегай отдыхом
Кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает. Многие знаменитости сходятся в том, что секрет их продуктивности кроется в умении хорошо отдыхать: согласно американскому телеканалу новостей бизнеса CNBC, Опра Уинфри, Ричард Брэнсон, бывший CEO eBay Джон Донахью считают полноценный отпуск одним из секретов управления временем. Кстати, ранее мы писали, какие хобби выбирают богатые люди.
Ищи эффективные и менее энергозатратные пути в достижении целей
И самое главное, что возвращает нас к стратегическому уровню управления временем: не стоит путать занятость и эффективность. Успешные люди потому и достигают успеха, что они знают, на каких именно из десятков ежедневных задач им нужно сконцентрироваться в первую очередь. Воспользуйся советом инвестора Уоррена Баффетта, который составлял список из 25 самых главных задач на год, а затем вычеркивал из него 20, оставив только 5. Именно на них финансист фокусировался в течение всего года.
