Работники СМИ не понаслышке знают, сколько электронных писем приходит на почту. И признаемся, далеко не всегда хватает сил прочитать их все. Но как быть, когда тебе важно обратиться в большую организацию с целью трудоустройства или партнерства, чтобы оно не затерялось среди тысячи других? В переписке с незнакомцем всего одна ошибка может испортить первое впечатление, сведя на нет все усилия. Рассказываем, как составить письмо, на которое точно ответят.
Письмо, которое «продает»
Прежде чем писать Email, абстрагируйся от того, что ты знаешь о себе или товаре, который хочешь продать, Подумай о том, на что ты сама первым делом обращаешь внимание, когда заходишь на сайт, смотришь новости или выбираешь какую-то вещь в магазине.
Чаще всего, если адресат молчит, причина в том, что:
– писем слишком много;
– не хватает эксклюзивности: ему регулярно присылают подобные предложения о товарах и услугах;
– у него нет свободного времени;
– его оттолкнула лесть, наглость или некомпетентность формулировки.
При этом отправитель затрачивает много сил и ресурсов на изучение компании и составление идеального письма, но не замечает очевидного. Например, человек свято уверен в своей уникальности, поэтому даже не предполагает возможности отказа, а значит не видит всей картины, в особенности запросов получателя. Вместо того, чтобы сконцентрироваться на том, что хочет работодатель, клиент или партнер, отправитель фокусируется на рассказе о собственной истории успеха, по сути, игнорируя собеседника или не принимая во внимание его запросы. В связи с этим важно предложить то, чего нет у твоих конкурентов. Таким образом, залог удачной сделки – предложить услуги, от которых адресат не сможет отказаться.
Приветствие и самопрезентация
Обращение без приветствия звучит слишком грубо. Избегай ненужного пафоса и торжественности. Достаточно написать «Добрый день/ Здравствуйте/ Добрый вечер». Никаких фамильярностей вроде «Привет, как ты?». Не забудь обратиться к человеку по имени и назвать свое. Поясни, что открыта к общению и сотрудничеству, но без давления.
Оформляй в едином формате
Немаловажно и то, как оформлено письмо. Соблюдай правила пунктуации, не ленись писать имена собственные с большой буквы. Следи, чтобы текст был написан одним шрифтом, в едином формате. Чтобы письмо было легко читать, в нем должно быть достаточно «воздуха», поэтому разделяй текст на абзацы. Не нужно использовать CAPSLOCK или смайлики в деловой переписке, чтобы не выглядеть агрессивной или инфантильной.
Кратко изложи суть запроса
В идеале сформулируй запрос в теме письма. Например, предложение о сотрудничестве или покупки товара. В начале письма продублируй запрос, с которым обращаешься в одном или двух предложениях. Не нужно увлекаться перечислением всех бонусов. Лучше добавить о готовности обсудить подробнее все услуги или прикрепить их отдельным файлом или ссылкой, чтобы письмо не выглядело перегруженным. Оставляй только самое важное.
Установи эмоциональную связь
Чтобы адресат выделил письмо из сотни других, ему важно знать твои мотивы. При трудоустройстве или запросе о партнерстве расскажи о своем позитивном опыте взаимодействия с компанией. Например, «я регулярно покупаю вещи в вашем интернет-магазине, так как мне нравится качество тканей, дизайн и скорость доставки, а еще у вас отличная система бонусов для постоянных клиентов». Главное, не пытайся давить на человека, используя манипуляции вроде «Уже заинтересовались?» или «Какая из тем вам подходит?».
Соблюдай цифровой этикет
«Ничто не стоит так дешево и не ценится так дорого, как вежливость», – говорил автор «Дон Кихота» Мигель де Сервантес. Прежде чем отсылать письмо, проверь имя и адрес получателя, а также его рабочий график. Не стоит посылать письмо в ночи, это неуважительно по отношению к личному пространству человека. Не забудь проверить письмо на отсутствие ошибок, оставить контакты и ссылки на ресурсы, попрощавшись «Надеюсь, на дальнейшее сотрудничество».