Свадебный организатор: все за и против. Рекомендации парам от колумниста PEOPLETALK Анны Городжей – основательницы свадебного агентства SVADBERRY

Анна Городжая – владелец и основатель ГК Event Gorod и свадебного агентства Svadberry, автор книги «Свадьба без брака», колумнист PeopleTalk

Планирование свадьбы – мероприятие, требующее максимально тщательной подготовки и внимания к деталям. Для многих пар этот процесс может стать источником стресса и переживаний, ведь хочется, чтобы все прошло на высшем уровне.

Помочь устроить идеальную свадьбу могут свадебные организаторы – профессионалы, способные взять на себя заботы о подготовке к главному дню в жизни. Лучшие из них могут сделать свадьбу не только по-настоящему красивой и запоминающейся, но и избавить молодоженов от множества хлопот. Хочется, чтобы у каждой пары было идеальное свадебное торжество, потому что этот праздник второй раз не повторишь. 

Считается, что свадебный сезон – это субъективное понятие, и только молодоженам решать, когда пришло их идеальное время для празднования торжества. Весна – это расцвет, пробуждение природы и нежных чувств. Лето – теплая и солнечная погода, которая позволяет организовать мероприятия на открытом воздухе. Осень – период сбора урожая, после которого на Руси всегда играли свадьбы, а зима – это особая романтика, со своей необычной атмосферой. 

Настоящий ажиотаж в свадебной индустрии в России приходится на летний период. По нашим данным, спрос на организацию частных свадебных  мероприятий за 2023 год вырос на 55%. Многие пары задаются вопросами, как организовать свадьбу самостоятельно или где найти надежного специалиста по организации? Молодожены не знают, с чего начать, как выстроить процесс подготовки и зачастую услуги опытного свадебного организатора – это решение всех проблем и гарантия идеального торжеств. Команда профессионалов точно знает все подводные камни и нюансы, так как обладает уникальным опытом в организации свадебных мероприятий, ведь на их счету многолетний опыт организации свадеб.

Расскажу о нюансах самостоятельной организации и выбора профессионального свадебного организатора, чтобы помочь сделать взвешенный выбор при подготовке к свадьбе приятнее и проще.

Экономия времени и сил

Профессиональный свадебный организатор берет на себя решение всех задач, связанных с подготовкой и проведением свадьбы от поиска места до подбора и координации поставщиков и исполнителей. Это позволяет парам значительно сэкономить время и ресурсы, не переживая за тысячу мелочей. Особенно важно, когда организатор помогает молодоженам с подготовкой в условиях напряженного графика в свадебный сезон.

В таком случае в торжественный день паре будут нужны только паспорта, кольца и телефоны, а все остальные вопросы будет решать свадебный организатор.

Для тех, кто хочет заниматься организацией самостоятельно, нужно будет учесть еще много различных деталей и нюансов. Например, невесте нужно будет не забыть взять с собой влажные и бумажные салфетки, иголки и нитки, пауэрбэнк, аптечку, солнечные очки, удобную обувь и даже невидимки для волос. И это только начало. Список можно продолжать и продолжать. Работая со свадебным организатором, все заботы и волнения вы с легкостью делегируете специалистам и сможете по максимуму насладиться своим торжеством. 

Хотя, возможен и вариант самостоятельной подготовки к свадьбе, если вы хотите полностью погрузиться в этот процесс и боитесь довериться профессионалам. Учитывайте, что это дополнительные трудозатраты и огромный стресс. Самыми сложными и напряженными являются последние недели перед свадьбой, что может негативно сказаться на отношениях пары, так как могут возникать разногласия по самым незначительным вопросам.

Опыт и профессионализм

Хорошие организаторы имеют обширный опыт в проведении по-настоящему стильной свадьбы и располагают налаженными контактами надежных подрядчиков. Их профессионализм помогает избежать множества ошибок и непредвиденных ситуаций, организовывая свадебный день без каверзных сюрпризов и затруднений.

Но некоторые пары боятся доверить все обязанности организатору, потому что трудно делегировать задачи постороннему человеку и быть уверенным, что все будет сделано так, как вам хочется.

Приведу в пример одну из наших пар, у которой в процессе организации свадьбы участвовали не только молодожены, но и их родители. Подготовка началась за 3,5 месяца и большую часть времени пара и их родители находились в отпусках, командировках и разъездах. Мы с командой многое согласовывали дистанционно, но это не мешало процессу подготовки. Такое плодотворное взаимодействие воплотилось в прекрасной, легкой концепции под названием «Лететь», отражающей юность и любовь пары. 

В этой ситуации возникает вопрос: а кому вы делегируете организацию мероприятия? Обращайте внимание на опыт и кейсы компании, чтобы развеять все сомнения.

Индивидуальный подход

Задача любого специалиста – внимательно выслушать все пожелания пары и помочь воплотить их мечты в реальность настолько, насколько это возможно в предлагаемых условиях. Прежде чем озвучивать свои идеи, нужно понять пару, что их вдохновляет, на что они ориентируются и как они сами чувствуют собственную свадьбу. 

Профессионалы учитывают все детали, начиная от стиля и темы свадьбы, заканчивая мелкими нюансами декора, создавая уникальную и запоминающуюся атмосферу как для пары, так и для их гостей.

Стоит помнить, что организация свадьбы под ключ требует постоянного общения с организатором для обсуждения деталей. В таком случае у вас получится договориться обо всех разногласиях и учесть все нюансы. Различие во взглядах на стиль и приоритетах может вызвать напряженность в отношениях между парой и организатором. Поэтому перед тем, как передать всю подготовку такому эксперту, стоит провести одну или несколько предварительных встреч, чтобы убедиться, что между вами есть необходимый коннект и взаимопонимание.

Наши клиенты часто обращаются ко мне напрямую. Однажды мне позвонила невеста, представилась просто Марией и назначила мне встречу в уютной кофейне на Новом Арбате. Когда я приехала, то сразу ее узнала – это была будущая жена популярного артиста Мота. Изначально ребята хотели устроить праздник в Греции, на Санторини. На организацию нам потребовалось несколько месяцев. Мы подобрали идеальное место для свадьбы и в момент, когда начали отправлять Save the Date, поняли, что многие не смогут приехать, так как торжество было запланировано на самый гастрольный месяц у артистов. Так свадьба из Санторини «переехала» в Москву, сохранив в своей концепции нотки Греции.

Контроль непредвиденных ситуаций

В день торжества могут возникнуть различные непредвиденные ситуации от задержки поставок цветов и продуктов до неприятных погодных изменений. Профессиональный координатор знает, как организовать свадьбу даже в сложных условиях, готов к любым вызовам и умеет быстро находить оптимальные решения, обеспечивая проведение мероприятия без отклонений от планов.

Но в некоторых случаях ожидания от работы свадебного организатора могут не совпасть с реальностью. Если он не справится с поставленными задачами на должном уровне, это может привести к разочарованию прямо в день свадьбы и испорченным впечатлениям от торжества.

Наше агентство – это команда из настоящих профессионалов с более чем 14-летним опытом, которые не боятся трудностей и неожиданностей. Мы умеем решать самые невероятные задачи, чтобы воплотить мечты наших клиентов в реальность.

Поделюсь с вами историей: 16 апреля на Дубай обрушились ливни, которые затопили город. Именно там готовилось к организации несколько мероприятий одного из наших клиентов. Команда прилетела за 1,5 недели до торжества, не ожидая такого природного катаклизма. Потенциальные площадки были затоплены и недоступны для просмотра. Команде отказывали в монтаже оборудования. Вы никогда не застрахованы от подобных катаклизмов и ситуаций. Важно то, как вы будете действовать в предлагаемых обстоятельствах. 

В качестве локации для первого торжества была выбрана центральная улица и здание рядом с небоскребом Бурдж-Халифа, для второго – оазис в пустыне. В Дубае мы пережили весь спектр эмоций и выстояли под гнетом погодных условий. Сначала ливень, затем песчаная буря прямо во время подготовки площадки к мероприятию, как итог – поломанные конструкции за час до прибытия гостей и их срочное восстановление.

Мы справились и все организовали в срок. Прямо на месте нам удалось собрать пул подрядчиков, которые помогли в организации ярких и запоминающихся мероприятий.

А еще мы заказали срочную печать полиграфии, которая вылетела накануне торжества из Москвы вместе с костюмами в Дубай.

Праздник состоялся вопреки всем сложностям, так как при должном опыте для организатора нет ничего невозможного.

Оптимизация бюджета

Профессиональный организатор умеет эффективно управлять бюджетом, находя баланс между желаниями молодоженов и их финансовыми возможностями. Они знают, на чем можно сэкономить, а где стоит вложиться, чтобы получить наилучший результат без лишних затрат.

Услуги организатора требуют, с одной стороны, дополнительных финансовых вложений, что выражается в 10 – 15% вознаграждении агентства от бюджета свадьбы. При этом пары получают лучшую цену и высочайший сервис благодаря партнерам и друзьям индустрии организаторов. Получается, что, с другой стороны, пары существенно экономят и тратят меньшие суммы на организацию свадьбы, чем, если бы организовывали торжество своими силами, так как у них нет договоренностей с подрядчиками о сотрудничестве на уникальных условиях по сниженной цене.

Налаженные контакты

Свадебные организаторы часто имеют доступ к эксклюзивным предложениям и скидкам от поставщиков, что может значительно снизить общие расходы. Благодаря своим связям они могут предложить клиентам выгодные условия при высоком качестве услуг для проведения красивой свадьбы.

Если у жениха и невесты есть конкретные предпочтения или они хотят что-то необычное, им стоит убедиться, что специалист готов найти нужных подрядчиков и воплотить мечту в реальность.

Выбор свадебного организатора – это важное решение, требующее взвешенного подхода. Услуги профессионалов могут значительно облегчить процесс подготовки и обеспечить идеальное проведение свадебного дня, но они также связаны с определенными рисками и затратами.

Отмечу, что за красивой картинкой будней организаторов всегда скрывается тяжелый труд, объем которого многие себе даже не представляют. Когда создается свадьба, помните, что другой такой не будет. Важно учитывать все «за» и «против», чтобы сделать выбор, который будет наилучшим образом соответствовать вашим ожиданиям и возможностям. Старайтесь слушать свое сердце и живите в гармонии, наполняя каждый день счастьем.